Veelgestelde vragen

 

 

Algemene vragen

Het wetsontwerp is op 8 juni 2016 ingediend bij de 2e Kamer. Zie deze link met persbericht en documenten.

De Governance Code Cultuur is te gebruiken via deze site. U kunt ook een pdf downloaden. De hard-copy is te bestellen via de webshop van Cultuur-Ondernemen. Het boekje is in het najaar 2013 verspreid onder culturele organisaties dankzij een bijdrage van het Prins Bernhard Cultuurfonds. 

U kunt het GCC logo gebruiken om te laten zien dat uw organisatie de Governance Code Cultuur toepast. Download het logo.

De Code Culturele Diversiteit biedt concrete handreikingen om culturele diversiteit structureel in de instelling te verankeren.  http://codeculturelediversiteit.com/ 

De Governance Code Cultuur is een instrument om te gebruiken voor goed bestuur en toezicht in de cultuursector. Toepassing wordt gevraagd in subsidieregelingen van overheden en fondsen. Indien je dit niet doet is het in het kader van openheid en verantwoording van belang dit gemotiveerd te kunnen uitleggen. Dit kan b.v. in het jaarverslag of op de website van de organisatie.

De code wordt ondersteund door de landelijke en lokale overheden, de VNG, brancheorganisaties, bestuurders, toezichthouders en een Comite van Aanbeveling.

De overheid verlangt van elke instelling in de sector een eigen verantwoordelijkheid en van de sector meer zelfregulering. Veel overheden en fondsen staan achter de Governance Code Cultuur en nemen toepassing ervan op in hun subsidieregelingen. Maak je gebruik van publieke middelen dan word je geacht de code na te leven.

 

Er bestaan twee besturingsmodellen. Het grootste deel van de culturele instellingen heeft een bestuur-model; vaak met een bestuur en een directie voor de uitvoerende taken. Het komt ook voor dat een bestuur bestaat uit (onbezoldigde) leden die het hele bestuurlijke proces in handen hebben en zelf ook de uitvoering doen. Daarnaast is er het raad-van-toezicht-model waarin het bestuur uit een of meerdere directeuren bestaat. De toezichthoudende taak ligt bij de raad van toezicht.

Er zijn geen tussenmodellen. In een bestuur-model is het bestuur verantwoordelijk. Zij kan taken en bevoegdheden delegeren aan een directeur. De invulling daarvan kan verschillen; dit wordt vastgelegd in een directiereglement.

Bij een bestuur-model is het bestuur van de organisatie het beleidsbepalende orgaan. De bestuursleden mogen voor de beleidsbepalende werkzaamheden geen beloning krijgen. Als je werkt met een raad-van-toezicht-model wordt de raad van toezicht beschouwd als het beleidsbepalende orgaan. De directeur-bestuurder staat dan op de loonlijst; de raad van toezicht is werkgever.

 

De raad van toezicht houdt toezicht op het  bestuur. Het bestuur bestaat uit een of meer statutair bestuurders met als titel directeur-bestuurder. De raad heeft een stimulerende en adviserende functie ten opzichte van het bestuur. Zij houdt toezicht op de financiële bedrijfsvoering, budgettering, artistiek en operationeel beleid en het functioneren van de directie. Ook benoemt en ontslaat de raad van toezicht het bestuur en de externe accountant.

Zowel de leden van een bestuur als de leden van een raad van toezicht moeten worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Ze worden geregistreerd als commissaris. Hun titel is of lid of voorzitter raad van toezicht.

Jazeker. Zo wordt in het bedrijfsleven, de woningbouwsector, de gezondheidszorg, de goede doelen, de publieke omroep en het onderwijs ook gewerkt aan goed bestuur en toezicht.

De teksten van de toespraken en de gesproken column tijdens de presentatie van de GCC op 14 oktober 2013 vindt u onder de tab Over de code. U kunt ze ook hier bekijken.

Inhoudelijke vragen

Medewerkers zijn belangrijke stakeholders voor een organisatie. Lees meer over medezeggenschap en good governance op http://www.or-en-commissaris.nl/.

Per 1 juli 2016 geldt de Wet Huis voor Klokkenluiders. Het geeft mogelijkheden en bescherming van werknemers die een misstand willen melden. De wet is verplicht voor organisaties waar meer dan 50 medewerkers werken. Dat betekent dat zo'n organisatie een meld- of klokkenluidersregeling moet hebben. Zie voor alle organisaties in de Governance Code Cultuur, Principe 3 praktijkaanbeveling 9.

 

Uitvoering van de wet is in ontwikkeling. Kijk op de site www.huisvoorklokkenluiders.nl voor actualiteiten.

 

Op deze pagina staan de 5 belangrijkste onderdelen van een klokkenluidersregeling. https://huisvoorklokkenluiders.nl/klokkenluidersregeling-en-intern-melden/

In de GCC is in principe 8 onafhankelijkheid van bestuur en toezicht beschreven. Het is een vrije vertaling van hetgeen hieronder in meer formele bewoordingen is weer gegeven. In sommige gevallen kan het helpen om scherper te krijgen wat onafhankelijkheid betekent.

 

Ieder lid van de raad van toezicht heeft de verantwoordelijkheid onafhankelijk en kritisch bij te dragen aan de besluitvorming zodanig dat de raad van toezicht de in aanmerking komende belangen op evenwichtige wijze kan afwegen. Dit vereist dat zij onafhankelijk van geest zijn bij het uitvoeren van hun taken, hetgeen leidt tot objectieve oordeelsvorming. Daarnaast dienen ze feiten en omstandigheden te vermijden die zo belangrijk zijn dat een redelijke en goed geïnformeerde derde hun onafhankelijkheid in twijfel zou trekken.

 

De raad van toezicht is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de directie en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.

 

I.1.1    De raad van toezicht waakt ervoor dat de meerderheid van de leden van de raad van toezicht naar zijn oordeel in formele zin onafhankelijk zijn in het licht van de in bepaling I.1.2 aangeduide criteria. De raad van toezicht maakt hiervan melding in het jaarverslag.

 

I.1.2    De raad van toezicht stelt ten aanzien van ieder lid van de raad van toezicht vast of deze in een zodanige relatie tot de instelling staat of heeft gestaan dat hij geacht kan worden onafhankelijk te zijn, waarbij de raad van toezicht ten minste de hieronder genoemde afhankelijkheidscriteria in zijn beoordeling betrekt. De raad van toezicht dient een motivatie te geven indien een lid van de raad van toezicht als onafhankelijk wordt beoordeeld, terwijl ten minste één van de onderstaande afhankelijkheidscriteria op het lid van de raad van toezicht van toepassing is. Bedoelde afhankelijkheidscriteria zijn dat het betrokken lid van de raad van toezicht, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad:

 

a) in het recente verleden werknemer of lid van de directie van de instelling (inclusief gelieerde rechtspersonen) is geweest;

 

b) een persoonlijke financiële vergoeding van de instelling of van een aan haar gelieerde rechtspersoon ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als lid van de raad van toezicht verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet past in de normale uitoefening van de functie;

 

c) lid van de directie of bestuurder is van een instelling dan wel rechtspersoon waarin een lid van de directie van de instelling lid van het toezichthoudende orgaan is;

 

d) in het recente verleden een belangrijke zakelijke relatie met de instelling of een aan haar gelieerde rechtspersoon heeft gehad;

 

e) lid is van de gemeenteraad of Provinciale Staten van een gemeente of provincie waar de instelling feitelijk werkzaam is dan wel in dienst is van een zodanige gemeente of provincie en feitelijk betrokken bij kunst- en/of cultuurzaken;

 

f) werkzaam is bij het ministerie waaronder kunst en cultuur ressorteert, of voor de kunst en cultuur relevante belangenbehartigingsorganisaties en feitelijk betrokken is bij kunst- en/of cultuurzaken; en

 

g) gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het vervullen van een functie in de directie bij belet en ontstentenis van een lid van de directie.

Dit mag niet. Als je in de statuten maximale zittingstermijnen hebt afgesproken moet je je daaraan houden. In april 2016 heeft de rechtbank in Den Haag daarover een uitspraak gedaan. Zie de download bij het onderdeel In de Praktijk.

Alle leden van bestuur en toezicht moeten de jaarstukken ondertekenen. Daarmee wordt benadrukt dat de jaarrekening een verantwoordelijkheid is van het hele bestuur en raad van toezicht, en niet alleen de penningmeester. Het volgt uit de wet BW boek 2, artikel 300, sub 2.

In de toolkit vindt u een overzicht met aandachtspunten die u kunt gebruiken bij het opstellen van statuten. Denk na over deze punten voordat u in gesprek gaat met een notaris. Zij werken vaak met een eigen model waarin zij uw inbreng verwerken.

De code schrijft periodieke evaluatie door bestuur en rvt voor om de relatie voort te zetten. Er zijn geen wettelijke verplichtingen te wisselen van accountant (kantoor noch partner). De grote accountantskantoren hebben tegenwoordig allemaal beleid om de behandelende partner maximaal circa 7 jaar op de klant te laten. Dus vindt er in die termijn zeker wisseling van accountant in persoon plaats. Bij een klein maar toenemend aantal (grotere) organisaties wordt door de rvt wel aangegeven dat wisseling van accountant in kantoor dient plaats te vinden in de periode van 5 tot 8 jaar uit oogpunt van good governance en onafhankelijkheid van de accountant. Maar nogmaals formeel is dit geen voorschrif.

Als bestuur ben je altijd verantwoordelijk. Je kunt bevoegdheden binnen bepaalde grenzen overdragen aan een directeur maar je blijft als bestuur verantwoordelijk op basis van de wet. Het nabootsen van een raad van toezichtmodel is dus via deze route niet mogelijk.

Mocht het erop aankomen dan betekent de overdracht van verantwoordelijkheid aan een directeur juridisch gezien niets.

Bij raden van toezicht treedt een raad op als werkgever van de directeur-bestuurder maar is geen werkgever. Zij doet dit immers namens de stichting waarvan de directeur tevens de bestuurder is.

In alle andere personeelszaken vertegenwoordigt de directeur-bestuurder de stichting en heeft zij de verantwoordelijkheid voor personeelszaken.  

 

De RvT heeft een goedkeurende rol wat betreft de hoofdlijnen van arbeidsvoorwaardenbeleid voor de medewerkers. De vaststelling en uitvoering daarvan is aan de directeur-bestuurder.

In de praktijk blijkt het lastig voor toezichthouders om niet op de stoel van de directeur-bestuurder te gaan zitten. De RvT is werkgever en adviseur maar geen leidinggevende van de directeur-bestuurder. Bestuur en raad van toezicht zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de instelling.

 

Ons advies is de diverse taken en bevoegdheden vast te leggen in reglementen voor de RvT en de directeur-bestuurder. Zie ook principe 3, praktijkaanbeveling 5 en principe 5, praktijkaanbeveling 3.

 

Het is mogelijk dat het formele besturingsmodel van uw instelling niet meer aansluit bij de werkelijke verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Een regelmatige analyse van het gewenste besturingsmodel is daarom gewenst. Besteed daar aandacht aan en wees pro-actief, daarmee kunt u eventuele problemen in de toekomst het hoofd bieden.

De evaluatie is een door het bestuur/de raad van toezicht zelf uitgevoerde, gestructureerde analyse van zijn functioneren. Tijdens de evaluatie komen onderwerpen aan bod die tijdens een reguliere bestuursvergadering niet onder de aandacht komen. Je kunt daarbij gebruik maken van de Zelfevaluatiescan.

Dit kan bezwaarlijk zijn. Bestuursleden houden zich vaak bezig met beleidsvormende en organisatorische taken. Een ex-bestuurder in een raad van toezicht blijkt het vaak moeilijk te vinden om afstand te bewaren en zich te beperken tot het houden van toezicht.
Een goed hulpmiddel om te bepalen of een beoogd lid van de raad van toezicht geschikt is voor de rol is het opstellen van een functieprofiel. Iedere kandidaat, ook een herbenoembare, zou hieraan moeten worden getoetst.

In deze code zijn 7 punten van belang:

1) meer aandacht voor gedrag en reflectie;

2) scherper onderscheid tussen het bestuur-model en het raad-van-toezicht model;

3) aandacht voor het onderkennen en beheersen van risico’s;

4) meer aandacht voor belangenverstrengeling;

5) meer aandacht voor stakeholders;

6) meer interactie over governance;

7) meer aandacht voor openheid.

 

Lees meer in de tool.

Het is een belangrijk aspect van goed werkgeverschap. In zo'n gesprek behoren de samenwerking en relatie tussen de directie en het bestuur of het bestuur en de raad van toezicht aan de orde te komen. Stel vooraf een agenda op met de te bespreken onderwerpen. Na afloop dient men een schriftelijk verslag van het gesprek te maken, dat wordt opgenomen in het personeelsdossier.

Een functieprofiel voor een individuele bestuurder of toezichthouder dwingt de instelling en de kandidaat om goed na te gaan wat de laatste kan betekenen voor de organisatie.
Een functieprofiel voor het bestuur of de raad van toezicht in zijn geheel dwingt een organisatie om ook goed na te denken over haar koers en de daarvoor benodigde kennis, ervaring en persoonlijkheden. Omdat organisaties steeds veranderen moeten ook functieprofielen in de loop der tijd regelmatig worden geëvalueerd.

De Governance Code Cultuur beoogt een diverse samenstelling van bestuur of raad van toezicht.
Personen die niet afkomstig zijn uit de gebruikelijke geledingen kunnen interessante nieuwe gezichtspunten introduceren. De kwaliteit moet voorop staan; ook de aard en activiteiten van een instelling zijn van invloed op de samenstelling.
De code adviseert bij het werven van nieuwe bestuursleden of toezichthouders een transparante selectiemethode te hanteren en ook buiten het eigen netwerk te zoeken.

Het eigen netwerk kent beperkingen. Niet alleen is het aantal personen beperkt, deze hebben vaak ook een overeenkomstige achtergrond.

Zorg dat bestuur of raad van toezicht altijd inzicht heeft in de integriteitrisico's die de organisatie loopt. Directie/bestuur dienen elke nevenfunctie vooraf ter beoordeling voor te leggen aan hun bestuur/raad van toezicht. Een jaarlijks overzicht van alle nevenfuncties van de directie/bestuur behoort tot de standaard informatiebehoefte van een bestuur of raad van toezicht.

In de statuten is geregeld dat een bestuur het bestuursreglement vaststelt. Daarvoor heeft het bestuur de (voorafgaande) goedkeuring van de raad van toezicht nodig. Het is logisch dat het bestuur het voortouw neemt, maar uiteraard zou de raad van toezicht daar een voorzet voor kunnen doen. De raad van toezicht heeft ook de mogelijkheid om duidelijk schriftelijk te omschrijven besluiten van het bestuur aan haar goedkeuring te onderwerpen.

Benchmarks voor salarissen in de cultuursector zijn er niet. U kunt kijken in de CAO’s die worden gebruikt in de podiumkunsten.

De WNT-verplichtingen (publicatieplicht en meldingsplicht) gelden voor door de overheid gesubsidieerde instellingen die een subsidie van minstens € 500.000,-- per jaar ontvangen. Deze maakt voor ten minste 50% deel uit van de inkomsten van dat jaar en wordt voor een periode van tenminste drie jaar verstrekt. Het geldt ook bij instellingen waarbij de overheid één of meer leden van het bestuur of raad van toezicht benoemt.

 

Het algemene bezoldigingsmaximum is 178.000 euro, gelijk aan het ministerssalaris. Dit maximum is vastgelegd per 1 januari 2015.

De maxima voor toezichthouders zijn voor de voorzitter van de Raad van Toezicht 15 procent van het bezoldigingsmaximum dat voor de instelling geldt en voor de leden van de Raad van Toezicht 10 procent. In de wet zijn speciale bedragen opgenomen voor de Cultuurfondsen. Overige instellingen zijn niet benoemd.

Het bestuur van een stichting kan een volmacht geven aan iemand die niet in het bestuur zit. Dit kan al in de statuten zijn bepaald of incidenteel zijn.

Het gaat dan om een bestuurmodel waarbij bepaalde taken aan een directeur of zakelijk leider zijn gedelegeerd. We hebben bij de code een 10e extra principe opgenomen waarin de taken van de directeur zijn beschreven.

 

Vaak gaat het om de bevoegdheid met betrekking tot rechtshandelingen of transacties tot een bepaald bedrag.

Als die bevoegdheid is ingeschreven bij de KvK en de gevolmachtigde handelt binnen de volmacht dan bindt de stichting zich.

Dit soort bevoegdheden worden meestal geregeld zodat een bestuur niet voor elke uitgave een handtekening hoeft te zetten of de betaling hoeft te doen.

De verantwoordelijkheid blijft bij het bestuur van de stichting. Dat betekent dat zij aansprakelijk is voor mogelijke gevolgen.

Een subsidie aanvraag wordt ondertekend door diegene die bevoegd is een stichting te vertegenwoordigen. Dat is altijd het bestuur. Bij een raad van toezicht model ligt die bevoegdheid dus ook bij het bestuur. Dat is in dat geval de directeur-bestuurder.